Datenschutzhinweise der HKG

für Online-Meetings, Video-/Telefonkonferenzen und Online-Seminare per „Zoom“

Auch im Rahmen unserer Online-Meetings, Video-/Telefonkonferenzen und Online-Seminare per „Zoom“ möchten wir, dass Sie sich hinsichtlich des Schutzes Ihrer personenbezogenen Da-ten sicher fühlen. Daher informieren wir Sie über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“.

Wir nutzen „Zoom“, um Online-Meetings, Video-/Telefonkonferenzen und Online-Seminare durchzuführen (nachfolgend zusammengefasst „Online-Meetings“). „Zoom“ ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc. mit Sitz in den USA.

Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, welche im unmittel-baren Zusammenhang mit der Durchführung von „Online-Meetings“ per „Zoom“ steht, ist die HKG. Die Kontaktdaten von uns können Sie dem Impressum unserer Webseite un-ter https://www.hkg-online.de/site/impressum entnehmen.

Soweit Sie die Webseite von „Zoom“ aufrufen, ist wiederum der Anbieter von „Zoom“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Webseite von „Zoom“ ist für die Nutzung des Tools nur erforderlich, um sich die Software für eine Nutzung herunterzuladen.

Eine Nutzung von „Zoom“ ist auch möglich, wenn Sie die jeweilige Meeting ID und ggfs. wei-tere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der „Zoom“-App eingeben. Sofern Sie die „Zoom“-App nicht herunterladen möchten, sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die sich ebenfalls auf der Webseite von „Zoom“ befindet.

Informationen zur Verarbeitung von Daten

Bei der Nutzung von „Zoom“ werden in Abhängigkeit davon, welche Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ angeben, verschiedene Datenarten verarbeitet.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

Angaben zum Benutzer: Vorname, Name, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (sofern kein „Single-Sign-ON“ verwendet wird), Profilbild (optio-nal), Abteilung (optional)

Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Ge-räte-/ Hardware-Informationen.

Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnah-men, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.

Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbin-dungsdaten, wie z.B. die IP-Adresse des Geräts, gespeichert wer-den.

Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Mee-ting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. In-soweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbei-tet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu pro-tokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts so-wie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.

Sofern wir die Aufzeichnung eines „Online-Meetings“ beabsichtigen, werden wir Ihnen das vorher transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Die Tat-sache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der „Zoom“-App angezeigt.

Wenn es für den Zweck der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforder-lich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.

Im Falle von Webinaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von We-binaren auch die gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmenden verarbeiten.

Wenn Sie sich bei „Zoom“ als Benutzer registriert haben, können Berichte über „Online-Mee-tings“ (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat bei „Zoom“ gespeichert werden.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der HKG verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“ personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendi-gung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von „Zoom“ sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.

Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „On-line-Meetings“ Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbezie-hungen durchgeführt werden. Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechts-grundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht ge-rade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen

mit Vereinsmitgliedern, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weiter-gabe bestimmt sind.

Hinweis: Der Anbieter von „Zoom“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, so-weit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Zoom“ vorgesehen ist.

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist weder gesetzlich, noch vertraglich vor-geschrieben oder für einen Vertragsabschluss erforderlich, daher sind Sie grundsätzlich nicht verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten bereitzustellen. Allerdings kann mit Ihnen ohne die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten keine Kommunikation über Zoom stattfin-den, so dass die Teilnahme an einer Telefon-/Videokonferenz oder an einem Online-Seminar nicht möglich wäre.

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

„Zoom“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem sog. Drittland statt. Wir haben mit dem Anbieter von „Zoom“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforde-rungen von Art. 28 DSGVO entspricht.

Ein angemessenes Datenschutzniveau ist zum einen durch die „Privacy Shield“-Zertifizierung der Zoom Video Communications, Inc., zum anderen aber auch durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert.

Ansprechpartner Datenschutz

Bei Fragen zum Umgang mit Ihren Daten sowie den Datenschutzhinweisen der HGK zu „Zoom“ steht Frau Susanne Schober als Ansprechpartnerin, gerne über die im Impressum genannten Kontaktdaten unter (https://www.hkg-online.de/site/impressum) oder per Email an daten-schutz@hkg-online.de zur Verfügung. Frau Schober steht Ihnen bei Bedarf insoweit auch im Falle von Auskunftsersuchen, Widerruf, Anregungen oder bei Beschwerden als Ansprechpart-nerin zur Verfügung.

Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbar-keit sowie Widerruf

Sie haben jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personen-bezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger sowie den Zweck der Datenverarbeitung. Dies beinhaltet ein Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbei-tung und Datenübertragbarkeit dieser Daten, soweit keine gesetzlichen Regelungen entge-genstehen. Im Falle einer uns erteilten Einwilligung zur Erhebung und Speicherung Ihrer Daten besteht das Recht auf jederzeitigen Widerruf zur Speicherung der Daten. Bis zum Widerruf bleibt die Speicherung und Erhebung der Daten rechtmäßig. Bei diesbezüglichen Fragen kön-nen Sie sich jederzeit an die Kontaktadresse im Impressum unter https://www.hkg-online.de/site/impressum oder die Datenschutzbeauftragte wenden.

Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben. – 4 –

Nach Abschluss einer Telefon-/Videokonferenz bzw. eines Online-Seminars werden Ihre per-sonenbezogenen Daten von Zoom nicht gespeichert. Auch haben wir Zoom nicht beauftragt, Ihre Daten aufzuzeichnen und zu speichern. Aufzeichnungen von Telefon-/Videokonferenzen bzw. Online-Seminaren werden ausschließlich zur Erstellung von Protokollen verwendet und werden von uns unmittelbar nach deren Erstellung gelöscht, spätestens jedoch zwei Wochen nach Durchführung der Telefon-/Videokonferenz bzw. des Online-Seminars. Im Falle einer Aufzeichnung der Telefon-/Videokonferenz oder des Online-Seminars werden wir Sie vorab hierüber informieren und Ihre Zustimmung einholen. Darüber hinaus werden Sie von Seiten Zoom hierüber durch visuelle und akustische Hinweise informiert, so dass Sie die Möglichkeit haben, das Meeting zu verlassen.

Sollte die Telefon-/Videokonferenz bzw. das Online-Seminar durch uns aufgezeichnet werden, haben wir die Wahl die Aufzeichnung entweder auf unserem Server lokal oder in der Zoom-Cloud zu speichern. Zoom verfügt über entsprechende Zugriffskontrollen, um den unbefugten Zugriff auf in der Zoom-Cloud gespeicherte Aufzeichnungen zu verhindern.

Beschwerderecht

Als Betroffener steht Ihnen gemäß Art. 77 DSGVO ein Beschwerderecht bei der Aufsichtsbe-hörde zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten rechtswidrig erfolgt ist. Zuständige Aufsichtsbehörde in datenschutzrechtlichen Fragen ist der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit. Seine Kontaktdaten können dem folgenden Link entnommen werden: https://datenschutz.hessen.de/.

Änderung dieser Datenschutzhinweise

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzhinweise sowie unsere damit einhergehen-den Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen anzupassen, soweit dies aufgrund der techni-schen Entwicklung erforderlich wird. Bitte beachten Sie daher die jeweils aktuelle Version un-serer Datenschutzhinweise für Online-Meetings, Video-/Telefonkonferenzen und Online-Se-minare per „Zoom“.

Stand: 29.06.2020