Datenschutzhinweise der HKG für Online-Meetings, Video-/Telefonkonferenzen und Online-Seminare per „Zoom“

Auch im Rahmen unserer Online-Meetings, Video-/Telefonkonferenzen und Online-Seminare per „Zoom“ möchten wir, dass Sie sich hinsichtlich des Schutzes Ihrer personenbezogenen Daten sicher fühlen. Daher informieren wir Sie über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“.

Wir nutzen „Zoom“, um Online-Meetings, Video-/Telefonkonferenzen und Online-Seminare durchzuführen (nachfolgend zusammengefasst „Online-Meetings“). „Zoom“ ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc. mit Sitz in den USA.

Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, welche im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von „Online-Meetings“ per „Zoom“ steht, ist die HKG. Die Kontaktdaten von uns können Sie dem Impressum unserer Webseite unter https://www.hkg-online.de/site/impressum entnehmen.

Soweit Sie die Webseite von „Zoom“ aufrufen, ist wiederum der Anbieter von „Zoom“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Webseite von „Zoom“ ist für die Nutzung des Tools nur erforderlich, um sich die Software für eine Nutzung herunterzuladen.

Eine Nutzung von „Zoom“ ist auch möglich, wenn Sie die jeweilige Meeting ID und ggfs. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der „Zoom“-App eingeben. Sofern Sie die „Zoom“-App nicht herunterladen möchten, sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die sich ebenfalls auf der Webseite von „Zoom“ befindet.

Informationen zur Verarbeitung von Daten

Bei der Nutzung von „Zoom“ werden in Abhängigkeit davon, welche Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ angeben, verschiedene Datenarten verarbeitet.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

• Angaben zum Benutzer: Vorname, Name, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (sofern kein „Single-Sign-ON“ verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional)
• Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Ge-räte-/ Hardware-Informationen.
• Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.
• Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten, wie z.B. die IP-Adresse des Geräts, gespeichert wer-den.
• Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. In-soweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts so-wie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.

Sofern wir die Aufzeichnung eines „Online-Meetings“ beabsichtigen, werden wir Ihnen das vorher transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Die Tat-sache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der „Zoom“-App angezeigt.

Wenn es für den Zweck der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.

Im Falle von Webinaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webinaren auch die gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmenden verarbeiten.

Wenn Sie sich bei „Zoom“ als Benutzer registriert haben, können Berichte über „Online-Meetings“ (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat bei „Zoom“ gespeichert werden.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

 

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Wir stützen die Verarbeitung bei der Nutzung von „Zoom“ auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.

Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Online-Meetings“ Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.

Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.

Empfänger / Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Vereinsmitgliedern, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

Hinweis: Der Anbieter von „Zoom“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Zoom“ vorgesehen ist.

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vor-geschrieben oder für einen Vertragsabschluss erforderlich, daher sind Sie grundsätzlich nicht verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten bereitzustellen. Allerdings kann mit Ihnen ohne die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten keine Kommunikation über Zoom stattfinden, so dass die Teilnahme an einer Telefon-/Videokonferenz oder an einem Online-Seminar nicht möglich wäre.

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

„Zoom“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit dem Anbieter von „Zoom“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.

Ein angemessenes Datenschutzniveau ist zum einen durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert. Ferner ist der Anbieter von Zoom nach dem sog. EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF) zertifiziert.

Stand: 06.11.2025